Вопрос бухгалтерам о НДС и не только

Существует фирма у которой несколько направлений деятельности. Одно направление отдали мой знакомой — услуги. Бизнес специфичный. Предприятие является плательщиком НДС. Направление она ведет сама и отвечает за каждую копейку. Мало того что приходится с этих услуг платить НДС, но это пол беды. Бизнес связан с приездом специалистов, им оплачиваются транспортные расходы. Как правильно эти деньги с заказчика взять и как провести? Причем заказчик авансом оплачивает только сумму указанную в билете. А с этой суммы нужно платить НДС. Это все ерунда, если в итоге будет получена сумма за услугу, заплатить НДС не страшно. Но нет никакой гарантии в получении этой суммы. Если заказчику не нравится специалист, то он отказывается от услуги. Оплата проживания и транспорта есть, но строго по билетам. НДС знакомой приходится платить из собственного кармана. Как этот пункт с транспортом включить в договор, чтобы заказчик оплатил не только сумму согласно билетам, но и НДС. Есть ли другие возможности получения этой суммы?
А второе – как эту сумму правильно отдать специалисту, он не числится на предприятии… Он посторонний человек. Тогда еще в конце года придется и НДФЛ за него платить.
Вроде бы все просто, взял у одного — отдал другому. Но после оплаты налогов остаешься без собственных денег. Как грамотно прописать в договоре этот пункт, чтобы НДС оплачивал заказчик, и чтобы не платить НДФЛ с этой «транспортной» суммы?