Составляем протокол собрания участников Общества ( по смене пасп. данных)

Собрание состоит из Участников и секретарь и председатель Собрания избираются из числа Участников, иначе быть не может за исключением, если кто-то посторонний по доверенности выступает от имени Участника. Не нарушайте занос "Об обществах с ограниченной ответственностью" и "Об акционерных обществах".

Можно без председателя и секретаря.

секретарем может быть любой работник общества в т.ч и бухгалтер( не обязательно учредитель ,но не сторонний человек. председатель и секретарь должны быть иначе кто будет вести протокол) даже если это формально!

Ссылка: Статья 63. ФЗ об акционерных обществах. Но там нет требований в отношении секретаря

есть несколько вариантов и все они приемлемы:
1. Секретарь собрания участников назначается отдельным решением участников Общества (протокол) и исполняет свои обязанности на постоянной основе в пределах срока полномочий.
2. Назначается из числа участников общества, но это в случае с ООО. А у тебя ЗАО, или ты сама запуталась - в ЗАО - акционеры, в ООО-участники
3. Назначается из числа приглашенных лиц (как ты сказала - стороннй)
Подпись Председателя и секретаря обязательна

Можно без указания председателя и секретаря. Все участники должны подписать протокол. Никаких проблем (например, в налоговой) при сдаче таких документов не возникает.