Почему отказались сказать по телефону готов ли загранпаспорт?

ехать за паспортом на др. конец города, во время рабочего дня крайне затруднительно, потому что оплата почасовая, сооветственно трачу уйму денег, пока до них доеду. Спросила сразу, когда сдавала документы: можно ли узнать, сказали, что можно, даже дали телефон, а теперь говорят: приезжайте, смотрите списки — правомерны ли действия? действительно, ли это стражайшая тайна, списки же всё равно лежат на всеообщем обозрении