Вы должны ещ вести ведомость начисления зар. платы, где указывается начисленная сумма зар. платы и удержанный НДФЛ.Составляется в конце каждого месяца.В некоторых формах (например в 1С) еще указывается сумма к выдачи.
Должны вестись карточки 1 НДФЛ на каждого работника, по окончании года свод по всем работникам (НДФЛ) сдается в налоговую. (с данными по карточкам должны соответствовать). Для самих работников это не надо, им достаточно ведомости.
Суммы НДФЛ на каждого работника, за каждый месяц нужны для формирования 2-НДФЛ.
Вы должны выдавать работникам расчетные листки, в которых они видят начисления и удержания из зар. платы. В бухгалтерии хранятся расчетные ведомости. По окончании календарного года в налоговую инспекцию организация отчитывается по форме 2-НДФЛ, где отражаются начисленные и удержанные суммы НДФЛ. Вообще налоговые карточки по форме 1-НДФЛ в программе 1-С формируются автоматически на основании данных расчетных ведомостей и распечатываются только перед подачей 2-НДФЛ
Для самих работников это не надо, им достаточно ведомости.