Если работник пользуется принадлежащим ему телефоном в служебных целях постоянно, то положение об этом лучше всего отразить в трудовом договоре с ним. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).

За использование мобильных телефонов и за возмещение расходов на оплату услуг сотовой связи лучше всего установить единую сумму компенсации. Размер компенсации можно зафиксировать в дополнительном соглашении между работником и работодателем либо в трудовом договоре.

Кроме того, работник должен представить в организацию:

- копию договора с оператором связи об оказании услуг;

- копии документов, подтверждающие расходы работника на служебные цели (детализированный отчет оператора сотовой связи с расшифровкой каждого исходящего звонка, указанием длительности звонка и суммы);

- подготовленный работником отчет о звонках служебного назначения с указанием номера контрагента организации.

Компенсация выплачивается по предъявлении заявления работника и приложенных к нему всех вышеозначенных документов на основании приказа руководителя организации.

ЕСН и НДФЛ на сумму компенсации не начисляются, так как компенсация не является выплатой в пользу работника по трудовому договору, а всего лишь компенсирует затраты служебного характера (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, перечислены в ст. 165 ТК РФ.