Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ
«Об акционерных обществах»

Статья 81. Заинтересованность в совершении обществом сделки
1. Сделки (в том числе заем, кредит, залог, поручительство), в совершении которых имеется заинтересованность члена совета директоров (наблюдательного совета) общества, лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа общества, в том числе управляющей организации или управляющего, члена коллегиального исполнительного органа общества или акционера общества, имеющего совместно с его аффилированными лицами 20 и более процентов голосующих акций общества, а также лица, имеющего право давать обществу обязательные для него указания, совершаются обществом в соответствии с положениями настоящей главы.
Указанные лица признаются заинтересованными в совершении обществом сделки в случаях, если они, их супруги, родители, дети, полнородные и неполнородные братья и сестры, усыновители и усыновленные и (или) их аффилированные лица:
являются стороной, выгодоприобретателем, посредником или представителем в сделке;
владеют (каждый в отдельности или в совокупности) 20 и более процентами акций (долей, паев) юридического лица, являющегося стороной, выгодоприобретателем, посредником или представителем в сделке;

Как правило в таких случаях директор выдает доверенность, и с ним заключает договор от имени общества по доверенности.

По поводу выносить данный вопрос на общее собрание акционеров или не выносить: зависит от суммы займа и наличия совета директоров.
Если совета директоров нет, то однозначно через собрание. Если есть, то см. ниже

Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ
«Об акционерных обществах»
Статья 83. Порядок одобрения сделки, в совершении которой имеется заинтересованность

4. Решение об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, принимается общим собранием акционеров большинством голосов всех не заинтересованных в сделке акционеров — владельцев голосующих акций в следующих случаях:
если предметом сделки или нескольких взаимосвязанных сделок является имущество, стоимость которого по данным бухгалтерского учета (цена предложения приобретаемого имущества) общества составляет 2 и более процента балансовой стоимости активов общества по данным его бухгалтерской отчетности на последнюю отчетную дату, за исключением сделок, предусмотренных абзацами третьим и четвертым настоящего пункта;

Протокол составляется по обычной форме. Просто один из пунктов повестки будет звучать так:
Одобрение заключения договора займа с ____________, по которому ____ предоставит ЗАО _______ заём на сумму _________ на срок _______ с уплатой процентов в размере ___.
(если будут какие-нибудь ещё существенные условия, их надо указать)

Там где Решили укажите:

Одобирть заключение договора займа с ____________, по которому ____ предоставит ЗАО _______ заём на сумму _________ на срок _______ с уплатой процентов в размере ___.
(если будут какие-нибудь ещё существенные условия, их надо указать)